Contratar novos funcionários envolve uma preparação que vai além das atividades do RH. Antes do primeiro dia de trabalho, a empresa precisa garantir que cada profissional tenha computador, conta corporativa, acesso aos sistemas necessários e condições adequadas para executar suas atividades.
Quando uma empresa possui mais de 10 computadores e continua preparando cada novo usuário somente após sua chegada, começam a surgir problemas de padronização, permissões inadequadas, equipamentos sem configuração, atrasos e chamados que poderiam ter sido evitados. Por isso, o crescimento da equipe também precisa ser considerado no planejamento da infraestrutura de TI empresarial. A preparação adequada permite que o funcionário comece suas atividades com os recursos necessários e ajuda a empresa a manter controle sobre dispositivos, contas, softwares e informações corporativas.
A infraestrutura de TI precisa acompanhar as contratações
Imagine que uma empresa contrate cinco profissionais para começarem na mesma semana. Cada um precisará de um equipamento adequado à função, conta corporativa, acesso aos sistemas, licenças de software e permissões específicas. Dependendo da atividade, também poderão ser necessários VPN, impressoras, pastas compartilhadas, aplicações especializadas e outros recursos. Se a TI receber essas informações apenas no primeiro dia dos novos funcionários, parte da configuração será realizada enquanto eles já deveriam estar trabalhando. Uma comunicação antecipada entre RH, gestor da área e responsável pela TI reduz esse problema.
Antes da admissão, a equipe de tecnologia precisa receber informações suficientes para preparar os recursos necessários. Isso inclui cargo, departamento, data de início, equipamentos necessários, aplicações utilizadas e acessos que deverão ser concedidos.
O primeiro passo é avaliar os computadores disponíveis
Nem toda nova contratação exige necessariamente a compra de um computador, mas todo equipamento que será disponibilizado precisa ser avaliado. A empresa deve verificar se existem máquinas disponíveis no inventário, qual é o estado desses equipamentos e se suas configurações são compatíveis com as atividades que serão realizadas.
Um profissional administrativo pode possuir necessidades diferentes de alguém que utiliza softwares de arquitetura, engenharia ou outras aplicações que demandam maior capacidade de processamento. Também é necessário verificar sistema operacional, atualizações, armazenamento, memória, garantia e condições gerais do dispositivo.
Em ambientes que utilizam ferramentas de gerenciamento de endpoints, os computadores corporativos podem ser registrados e receber políticas definidas pela organização. A Microsoft informa, por exemplo, que dispositivos registrados no Microsoft Intune podem receber políticas e perfis estabelecidos pela empresa. Isso facilita a padronização quando a organização administra um número maior de equipamentos.
Padronização facilita o crescimento da empresa
A infraestrutura de TI empresarial se torna mais difícil de administrar quando cada computador possui configurações, programas e critérios de segurança diferentes. Padronizar não significa necessariamente comprar o mesmo modelo de computador para todos.
A empresa pode estabelecer perfis de equipamento de acordo com a função. Áreas administrativas podem possuir uma configuração padrão, enquanto departamentos que utilizam aplicações mais exigentes podem receber máquinas com especificações diferentes. O mesmo princípio pode ser aplicado aos softwares. Em vez de decidir manualmente quais programas instalar a cada contratação, a empresa pode estabelecer conjuntos de aplicações por departamento ou função.
A gestão centralizada de dispositivos também contribui para esse processo. O Microsoft Intune, por exemplo, permite administrar dispositivos corporativos e aplicar políticas e configurações depois do registro. A Microsoft recomenda ainda uma implantação em etapas e testes antes da expansão de novas políticas para mais usuários.
As contas precisam estar prontas antes do primeiro acesso
O computador é apenas uma parte da preparação. O novo funcionário também precisará de uma identidade corporativa para acessar os recursos necessários. Dependendo do ambiente da empresa, isso pode envolver e-mail, Microsoft 365, sistemas de gestão, CRM, armazenamento de arquivos, aplicações específicas do departamento e outros serviços. Criar essas contas com antecedência reduz o tempo necessário para colocar o usuário em operação.
No entanto, rapidez não deve significar conceder acesso excessivo. Cada funcionário deve receber somente os acessos necessários. Uma prática importante de segurança é o princípio do menor privilégio. Isso significa que um novo colaborador não deve receber acesso a uma pasta, sistema ou função administrativa simplesmente porque outras pessoas da empresa possuem essa permissão. Os acessos devem considerar cargo, departamento e responsabilidades. Esse cuidado se torna ainda mais importante conforme a empresa cresce. Se cada novo funcionário herdar permissões sem uma revisão adequada, a quantidade de usuários com acesso desnecessário a informações corporativas tende a aumentar.
Autenticação também deve fazer parte do onboarding
Criar uma senha para o novo funcionário não encerra o processo de configuração da conta. A empresa precisa aplicar suas políticas de autenticação e segurança desde o primeiro acesso. A autenticação multifator é uma das medidas que podem reduzir o risco de comprometimento de contas. A Microsoft recomenda explicitamente o uso de MFA para contas administrativas dentro das boas práticas do Microsoft Entra. Dependendo da estrutura utilizada pela empresa, políticas adicionais podem determinar quais dispositivos podem acessar determinados recursos e quais condições precisam ser atendidas.
Essas configurações devem fazer parte do processo padrão de admissão, em vez de serem aplicadas somente depois que um problema for identificado.
Software e licenças precisam entrar no planejamento
Outro ponto que costuma gerar atrasos é descobrir no primeiro dia que o novo funcionário precisa de uma licença que ainda não foi adquirida. Microsoft 365, sistemas de gestão, ferramentas comerciais, softwares técnicos e outras aplicações podem possuir licenciamento por usuário ou dispositivo. A empresa precisa saber quais recursos cada função exige e verificar sua disponibilidade antes da contratação começar efetivamente.
Esse planejamento também evita a utilização de contas compartilhadas apenas porque uma licença ainda não está disponível. Cada profissional deve utilizar contas devidamente identificadas sempre que a aplicação e o modelo de licenciamento permitirem. Isso melhora o controle de acessos e facilita a administração quando o funcionário muda de função ou deixa a empresa.
Rede e conectividade também precisam ser avaliadas
Adicionar novos funcionários significa adicionar novos dispositivos e aumentar a utilização dos recursos tecnológicos. Em contratações pontuais, esse crescimento pode ter pouco impacto. Porém, quando uma empresa aumenta significativamente a equipe, a infraestrutura existente precisa ser avaliada.
Rede cabeada, Wi-Fi, equipamentos de comunicação, conexão com a internet e serviços internos podem precisar suportar uma quantidade maior de usuários e dispositivos. Também é necessário considerar novas estações de trabalho, telefonia, videoconferências e outros recursos utilizados no ambiente. Uma empresa que pretende passar de 20 para 40 funcionários, por exemplo, deve avaliar antecipadamente se sua infraestrutura atual possui capacidade adequada para esse crescimento.
O processo também precisa prever o desligamento
Uma boa infraestrutura de TI empresarial não considera somente a entrada do funcionário. Quando alguém deixa a empresa, existe um conjunto de ações que precisa ser executado para proteger os recursos corporativos. Contas devem ser desabilitadas no momento adequado, acessos precisam ser revogados, equipamentos corporativos devem ser devolvidos e dados necessários para continuidade das atividades precisam seguir o procedimento definido pela organização. Por isso, admissão e desligamento devem fazer parte do mesmo processo de gestão de identidades e dispositivos.
A integração entre RH e TI é especialmente importante nesse momento. A equipe responsável pela tecnologia precisa receber as informações necessárias para executar as alterações de acesso de acordo com a política da empresa.
Crie um processo de onboarding de TI
Para empresas com mais de 10 computadores, preparar cada contratação sem um procedimento definido aumenta a possibilidade de erros. Um processo de onboarding pode incluir:
- recebimento antecipado das informações do novo funcionário;
- definição do perfil de equipamento necessário;
- preparação e atualização do computador;
- criação da identidade corporativa;
- atribuição das licenças necessárias;
- liberação dos acessos de acordo com a função;
- configuração das políticas de autenticação;
- instalação das aplicações corporativas;
- registro do dispositivo no inventário;
- orientações sobre segurança e uso dos recursos tecnológicos.
O processo deve ser adaptado à estrutura e às ferramentas utilizadas pela organização. O objetivo é garantir que novas contratações sigam critérios consistentes e que a empresa mantenha controle sobre os recursos disponibilizados.
Como a Terabyte pode apoiar esse processo?
Para empresas que possuem dezenas de computadores e não contam com uma equipe interna de TI estruturada, cada contratação adiciona novas tarefas de configuração, suporte e administração. A Terabyte atua na gestão da infraestrutura de TI, acompanhando equipamentos, usuários, acessos, segurança e suporte da operação.
Com processos definidos, a empresa consegue preparar novos colaboradores de maneira mais organizada e manter a infraestrutura documentada conforme o número de usuários aumenta. Sua empresa pretende aumentar a equipe? Fale com a Terabyte para avaliar se a infraestrutura de TI está preparada para receber novos usuários e dispositivos. Siga-nos nas redes sociais @terabyte.ti e fique por dentro de todas as novidades.
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