O uso de inteligência artificial já faz parte da rotina de muitas empresas. Colaboradores utilizam essas ferramentas para revisar documentos, resumir reuniões, analisar informações, produzir textos, trabalhar com planilhas e agilizar diferentes atividades. A facilidade de acesso também cria uma questão que precisa ser considerada pelos gestores: quais informações da empresa estão sendo inseridas nessas ferramentas?
Um colaborador pode copiar um contrato para solicitar um resumo, inserir informações de um cliente para preparar um e-mail, anexar uma planilha para analisar resultados ou utilizar dados de um projeto para produzir uma apresentação. Dependendo da ferramenta, da conta utilizada, das configurações e dos termos aplicáveis ao serviço, esses dados podem receber tratamentos diferentes.
Para empresas com dezenas de usuários, depender apenas do bom senso individual aumenta a dificuldade de controlar como as informações corporativas são utilizadas. A adoção de inteligência artificial precisa, portanto, estar acompanhada de políticas internas, ferramentas adequadas e gestão de acessos.
Quais informações podem ser compartilhadas com ferramentas de inteligência artificial?
Ao utilizar uma ferramenta de IA generativa, o usuário fornece informações por meio de prompts, arquivos, imagens ou outros conteúdos aceitos pela plataforma. No ambiente empresarial, isso pode envolver informações como:
- dados de clientes e fornecedores;
- contratos e documentos internos;
- informações financeiras;
- relatórios comerciais;
- dados de colaboradores;
- planilhas e bases de dados;
- códigos e informações técnicas;
- estratégias, propostas e projetos ainda não divulgados;
- credenciais ou informações de acesso inseridas indevidamente.
Isso não significa que toda ferramenta utilizará essas informações da mesma maneira. As condições dependem do fornecedor, do produto contratado e das configurações disponíveis. Por isso, a empresa precisa conhecer quais soluções estão sendo utilizadas e quais políticas de privacidade e proteção de dados se aplicam a cada uma delas.
Conta pessoal e ambiente empresarial podem ter regras diferentes
Um ponto importante para gestores é entender que uma mesma plataforma pode oferecer condições diferentes para contas pessoais e ambientes empresariais. No caso do ChatGPT, por exemplo, a OpenAI informa que, por padrão, não utiliza dados de organizações provenientes do ChatGPT Business, Enterprise, Edu e de sua plataforma de API para treinar seus modelos. A empresa também informa que oferece recursos empresariais de controle de acesso e criptografia dos dados em repouso e em trânsito.
Em contas pessoais qualificadas do ChatGPT, existem controles que permitem ao usuário definir se novas conversas poderão ser utilizadas para melhorar os modelos. Portanto, não é adequado assumir que o tratamento aplicado a uma conta pessoal seja igual ao de um ambiente corporativo gerenciado. Essa diferença demonstra por que uma empresa não deveria simplesmente orientar seus funcionários a utilizar qualquer ferramenta disponível na internet.
Antes de liberar uma solução de inteligência artificial, é necessário analisar seus termos, recursos de segurança, configurações de privacidade, controles administrativos e condições específicas do plano contratado.
O Microsoft Copilot possui proteção de dados empresariais?
Para empresas que utilizam o ecossistema Microsoft, também existem controles específicos. A Microsoft informa que o Microsoft Copilot e o Copilot Chat oferecem proteção de dados empresariais para prompts e respostas. Segundo a documentação oficial, esses dados são protegidos por termos empresariais e compromissos de segurança, incluindo criptografia em repouso e em trânsito e isolamento de dados entre tenants.
A documentação da Microsoft também informa que, sob a proteção de dados empresariais, prompts e respostas do Copilot Chat não são utilizados para treinar os modelos fundamentais. Esses conteúdos podem ser registrados e, dependendo da assinatura e das configurações disponíveis, estar sujeitos a recursos corporativos de auditoria e conformidade. Isso reforça a importância de avaliar a versão e a configuração utilizadas pela organização. Não basta considerar apenas o nome comercial da ferramenta. O gestor precisa conhecer as proteções aplicáveis ao ambiente efetivamente utilizado pelos colaboradores.
O problema pode começar com uma tarefa aparentemente simples
Considere uma situação comum em um escritório: um colaborador precisa responder rapidamente a um cliente e decide utilizar uma ferramenta de inteligência artificial para melhorar o texto. Para fornecer contexto, copia toda a conversa anterior, que contém nomes, informações comerciais e detalhes do atendimento. Em outra área, um funcionário precisa analisar um relatório e envia a planilha completa para uma ferramenta de IA. O documento contém informações que não seriam necessárias para realizar aquela tarefa.
Nesses casos, o problema está relacionado à ausência de critérios para definir quais dados podem ser fornecidos e qual ferramenta está autorizada para processá-los. Uma política corporativa precisa orientar os colaboradores a fornecer somente as informações necessárias para a finalidade pretendida e a utilizar soluções aprovadas pela empresa.
A empresa sabe quais ferramentas de inteligência artificial estão sendo utilizadas?
Quando cada colaborador escolhe individualmente qual ferramenta utilizar, a empresa perde parte da visibilidade sobre o tratamento de suas informações. Em uma organização com mais de 10 computadores, diferentes profissionais podem criar contas pessoais em serviços de IA sem participação do responsável pela tecnologia. Esse cenário dificulta saber quais plataformas estão sendo utilizadas, quem possui acesso, quais dados estão sendo inseridos e quais configurações foram adotadas.
A empresa também pode enfrentar dificuldades quando um funcionário deixa a organização. Se parte das atividades profissionais estiver associada a uma conta pessoal, o controle sobre o histórico e os conteúdos utilizados pode ser diferente daquele existente em uma conta corporativa gerenciada. Centralizar e administrar as ferramentas aprovadas ajuda a estabelecer responsabilidades e controles mais claros.
Como permitir o uso de inteligência artificial com mais controle?
Proibir todas as ferramentas pode impedir que a empresa aproveite ganhos reais de produtividade. Liberar qualquer ferramenta sem critérios também não é uma política adequada. Uma estrutura de governança pode começar pela identificação das ferramentas que já são utilizadas. A partir desse levantamento, a empresa consegue avaliar fornecedores, planos, configurações de segurança e necessidades de cada departamento. Também é recomendável estabelecer uma política clara sobre quais tipos de informação podem ou não ser inseridos nas soluções aprovadas.
Dados pessoais, documentos confidenciais, informações financeiras, propriedade intelectual, credenciais, contratos e informações estratégicas exigem critérios específicos. A empresa também precisa definir quem poderá utilizar cada recurso, quais contas deverão ser corporativas, como os acessos serão concedidos e retirados e quais integrações com outros sistemas serão permitidas. Treinamento complementa esses controles. Os colaboradores precisam entender que inserir um documento em uma ferramenta de inteligência artificial representa o envio de informações para um serviço tecnológico sujeito às condições do fornecedor e às configurações adotadas pela organização.
O controle de acesso continua sendo necessário
A adoção de IA não elimina princípios básicos de segurança da informação. Um colaborador não deveria ganhar acesso a informações corporativas apenas porque uma ferramenta de inteligência artificial consegue consultá-las. Permissões continuam sendo relevantes.
Em ambientes corporativos integrados, a gestão precisa verificar quais usuários possuem acesso aos arquivos, sistemas e fontes de dados conectados às soluções de IA. Esse cuidado reduz a possibilidade de uma ferramenta ampliar o acesso a informações que já estavam inadequadamente permissivas dentro da própria empresa. A implementação de inteligência artificial, portanto, também pode ser uma oportunidade para revisar permissões, grupos, contas antigas e políticas de acesso.
A inteligência artificial precisa entrar na política de segurança da empresa
Se os colaboradores já utilizam IA para atividades profissionais, esse assunto precisa fazer parte da gestão de TI. A política deve estabelecer quais soluções são autorizadas, quais informações podem ser utilizadas, como as contas serão administradas e quais responsabilidades cada usuário possui. Também é importante revisar periodicamente essas regras. As ferramentas evoluem, novos recursos são adicionados e diferentes integrações podem alterar a forma como os dados são acessados ou processados.
Para empresas com vários usuários, adotar inteligência artificial exige mais do que disponibilizar uma ferramenta para a equipe. É necessário avaliar ambiente, contas, permissões, segurança, governança e integração com as soluções que já fazem parte da operação.
A Terabyte atua na gestão de TI e na implementação e configuração do Microsoft Copilot para empresas, além de apoiar a capacitação dos colaboradores e o desenvolvimento de integrações adequadas às necessidades da organização. Esse acompanhamento permite estruturar a adoção da tecnologia considerando produtividade e proteção das informações corporativas.
Sua empresa já utiliza inteligência artificial, mas ainda não definiu regras para o uso dos dados? Fale com a Terabyte e avalie como estruturar essa utilização de forma mais segura e adequada ao ambiente corporativo. Siga-nos nas redes sociais @terabyte.ti e acompanhe todas as novidades.
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