O trabalho remoto faz parte da realidade das empresas há muitos anos, mas principalmente durante a pandemia do Covid-19 ele teve que ser abruptamente adotado por praticamente todas elas. Com essa transição, muitas organizações se viram diante do desafio de manter o controle sobre seus ativos de informática, o que chegou a causar uma perda de eficiência operacional em muitos casos.
Seja no controle de quais softwares são usados ou na identificação de quais máquinas estão nas mãos de cada colaborador, a gestão adequada e eficiente do inventário de informática se mostrou como uma poderosa aliada na busca pela eficiência operacional, e enquanto muitas empresas seguem improvisando e até mesmo ignorando a importância desse controle, quem dá a devida atenção a esta questão colhe os benefícios na eficiência de suas equipes e também no controle de riscos e custos.
Por que a gestão do Inventário de Informática é tão importante?
Primeiramente, há a questão do controle do patrimônio da empresa. Todos os equipamentos que compõem o Inventário de Informática são parte do patrimônio da organização e têm um valor financeiro que não pode ser ignorado e nem estimado equivocadamente. Aqui na Terabyte já vimos muitos casos de empresas que não faziam ideia do valor monetário que tinham no seu parque de máquinas, e estavam tentando reduzir custos em outras áreas enquanto tinham cifras consideráveis na forma de computadores e equipamentos de informática que estavam simplesmente parados ou sendo mal aproveitados.
Em segundo lugar, temos a questão da segurança, que se faz relevante em duas frentes principais. A primeira diz respeito aos softwares que são utilizados pelos colaboradores, uma vez que a utilização de programas não licenciados pode expor a empresa a riscos legais e financeiros significativos. Se um colaborador instala um software pirateado a empresa pode ser acionada e responsabilizada por isso, mesmo se ele apenas abrir um arquivo e visualizá-lo. Fornecedores como Adobe e Autodesk conseguem saber se um arquivo foi aberto em uma máquina com software pirata e enviam notificações judiciais e multas às empresas, por exemplo.
Ao implementar uma gestão organizada dos computadores é possível estabelecer políticas e processos que restringem a instalação indevida de softwares inadequados, garantindo a conformidade e reduzindo os riscos associados ao uso indevido de programas pirateados.
O segundo ponto relacionado à segurança é a proteção dos dados e informações sensíveis armazenados nos dispositivos. Especialmente com o aumento das ameaças cibernéticas, esse tipo de proteção é uma parte essencial da estratégia de segurança de qualquer organização moderna. Praticamente todas as empresas estão sujeitas a regulamentações rigorosas, como LGPD e GDPR, que exigem a proteção dos dados de clientes e funcionários, e uma violação dessas regulamentações pode ter sérias repercussões legais e na reputação da organização, afetando sua credibilidade e chegando até a impactar os negócios.
Também há a necessidade de proteger a propriedade intelectual, seja na forma de informações confidenciais, dados estratégicos de negócios, segredos comerciais, ativos digitais, entre outras. Como as organizações são frequentemente alvos de ataques cibernéticos, a perda de propriedade intelectual pode ter consequências devastadoras para a competitividade e lucratividade das empresas. Com a gestão eficiente dos ativos de informática podemos garantir que todas as máquinas estejam protegidas contra todos esses tipos de ameaças, monitorando o seu uso e mantendo softwares antivírus instalados e atualizados.
Com um monitoramento proativo dos ativos de informática podemos identificar e mitigar ameaças de segurança, garantindo a integridade das informações e dos sistemas, além de saber exatamente o que é feito em cada máquina por cada colaborador, o que permite tomar ações preventivas, evitando potenciais riscos antes que algo realmente aconteça.
Além disso, a otimização dos recursos de informática é essencial para garantir que os colaboradores consigam realizar o seu trabalho com eficiência e para fazer o melhor uso do valor investido nas máquinas. Alocar as máquinas adequadas para cada tipo de trabalho e fazer o dimensionamento correto dos ativos é algo que, muitas vezes, sequer é considerado pelas empresas, e que impacta diretamente na produtividade das equipes e dos custos. Já presenciamos muitos casos tanto de super dimensionamento, como secretárias usando computadores muito melhores do que engenheiros que precisavam rodar programas pesados o dia todo, quanto de subdimensionamento, com designers e editores de vídeo usando máquinas fracas e desatualizadas para fazer um trabalho que exigia muito mais capacidade de processamento do computador, o que tornava sua produção muito mais lenta.
Em muitos casos, simplesmente reorganizar os ativos de acordo com a real necessidade de cada colaborador pode aumentar significativamente a produtividade de toda a equipe sem envolver nenhum custo adicional.
A eficiência logística é outra questão que tem muita relevância, pois agilizar o processo de provisionamento de máquinas para novos colaboradores, independente de sua localização geográfica, otimiza muito a operação da empresa. Quando novos colaboradores são contratados é essencial garantir a disponibilidade de equipamentos adequados e configurados para suas funções, e sem um processo ágil e eficaz o tempo necessário para provisionar uma máquina para um novo funcionário pode ser significativo, especialmente em casos de pessoas que estão localizadas em outras cidades ou estados, por exemplo.
Os riscos que não podem ser ignorados
A falta de uma gestão eficiente dos ativos de informática pode expor uma empresa a uma série de riscos significativos, que vão desde questões legais a vulnerabilidade de dados. Primeiramente, usar softwares não licenciados pode resultar em multas e ações legais por violação de direitos autorais, fazendo com que a empresa tenha que lidar com processos judiciais e penalidades financeiras substanciais, gerando custos consideráveis que poderiam muito bem ser evitados.
Falando em custos, sem uma gestão eficiente muitos gastos desnecessários com hardware e software podem surgir e acabar sendo ignorados. Equipamentos e licenças de software pouco utilizados ou mal dimensionados podem representar gastos adicionais e resultar em grandes desperdícios de recursos financeiros. Também há a questão da produtividade, já que equipamentos mal configurados ou subdimensionados podem afetar negativamente o trabalho dos colaboradores. Lentidão nos sistemas, falhas frequentes e tempo de inatividade não planejado podem ser extremamente impactantes e resultar em perda de eficiência e recursos.
No âmbito da segurança, quando uma empresa trabalha com equipamentos desatualizados ou mal protegidos ela se torna um alvo fácil para ataques de cibercriminosos. A falta de protocolos de segurança e a ausência de antivírus adequados podem deixar redes e equipamentos vulneráveis a ataques de malware, ransomware e outras ameaças cibernéticas. Além disso, a falta de um controle rigoroso sobre os dispositivos e os dados armazenados nele pode resultar na perda ou no roubo de informações sensíveis ou de propriedade intelectual da empresa. Dados financeiros, dados de clientes e outros tipos de dados confidenciais podem ser comprometidos e essas ocorrências podem ser muito prejudiciais para a competitividade, para os negócios e para a reputação de uma organização.
O que uma empresa deve fazer para melhorar sua eficiência operacional e mitigar os riscos?
É fundamental que as empresas compreendam plenamente os riscos envolvidos e reconheçam a importância de uma gestão eficaz dos ativos de informática. Manter um inventário detalhado dos equipamentos, avaliar e monitorar se estão sendo utilizados adequadamente e dimensioná-los corretamente para cada função é essencial, e é exatamente nesse ponto que um parceiro como a Terabyte faz toda a diferença.
Nosso compromisso vai além de uma simples manutenção dos computadores da sua empresa. Nós fornecemos uma visão completa e atualizada dos sistemas e máquinas que compõem o Inventário de Informática, garantindo que todos nossos clientes tenham plena consciência do patrimônio que possuem e como ele está sendo utilizado, dos riscos que enfrentam e o que tem que ser feito para evitá-los, e de quais ajustes precisam ser realizados no dimensionamento e na distribuição dos equipamentos para garantir a máxima eficiência operacional das suas equipes. E não apenas fornecemos essa visão, nós executamos todos os procedimentos necessários e implementamos todos os protocolos dessa gestão, permitindo que a empresa se concentre nas suas atividades principais e deixe todas as preocupações relacionadas à TI nas nossas mãos.
Com um suporte personalizado e soluções sob medida, garantimos que cada um de nossos clientes receba exatamente o que precisa para otimizar sua estrutura de informática e, consequentemente, aumentar a eficiência nas suas operações.
Se você deseja ter controle total sobre seus ativos de informática, reduzir os riscos e aumentar a eficiência operacional da sua empresa, mas não sabe exatamente como colocar isso em prática, entre em contato com a Terabyte. Clique aqui para agendar uma Sessão Estratégica na qual vamos avaliar a sua estrutura e apontar o melhor caminho para você garantir uma gestão eficiente do seu Inventário de Informática.
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Até a próxima!
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